Despre Sun Wave Pharma
Sun Wave Pharma este compania farmaceutica
numarul 1 in domeniul Medicinei Alternative ce promoveaza o gama larga de
produse naturale in domeniile Gastroenterologie, Obstetrica &
Ginecologie, Urologie, Cardiologie, Diabetologie, Endocrinologie, Neurologie,
Psihiatrie, Ortopedie, Dermatologie, Pediatrie, Neonatologie, Pneumologie
si ORL prin 9 Divizii strategice si 254 de reprezentanti in
teren, acoperind intreaga Romanie.
Misiunea companiei este aceea de a aduce o noua
perspectiva a beneficiilor produselor naturale pentru specialistii din domeniul
sanatatii si de a contribui semnificativ la imbunatatirea starii de sanatate si
a calitatii vietii pacientilor.
Provocarea
Necesitatea implementarii unui sistem
informatic care sa asigure:
- tehnologie fiabila, scalabila, usor adaptabila la cerintele pietei
si care sa constituie garantia unei investitii pe termen lung
- nomenclator comun de produse si parteneri cu posibilitatea de
urmarire a clientilor si furnizorilor pana la nivel de punct de lucru
- segmentarea si urmarirea portofoliului de produse la nivel de grupe
terapeutice
- modul flexibil de gestionare a conditiilor comerciale avute cu
clientii si furnizorii
- posibilitatea definirii unei ierarhii de vanzari in baza careia sa
poata fi urmarite obiectivele zilnice si lunare la nivel de operator de
vanzari, ASM, PSR, MSR si BUD
- definirea si gestionarea usoara a structurii fizice a spatiilor de
depozitare pe tipuri de zone de depozitare, pe zone de depozitare,
randuri / culoare, tipuri de locatii si locatii
- flux complet al operatiunilor si al documentelor existente in cadrul
unui depozit: receptie, mutarea marfii la nivel de locatie, culegerea (picking)
si livrarea
- automatizarea proceselor logistice astfel incat
introducerea / procesarea documentelor sa se poata realiza prin scanarea de
coduri de bare
- vizibilitate corecta asupra stocurilor
- integrarea cu sisteme de automatizare a fortei de vanzari (SFA)
- cresterea capacitatii de procesare a comenzilor prin asigurarea unei reaprovizionari automate la nivel de locatie de picking
- gestionarea corecta a materialelor de tip ambalaj sau promotionale
- controlul asupra limitelor de credit setate la nivel de client si
posibilitatea de urmarire a facturilor scadente
- interfatarea cu servicii de curierat
- planificarea si alocarea resurselor umane
- schimbul de documente electronice cu clientii (facturi, notificari
facturi restante, confirmari de sold, emitere de somatii de plata)
De ce DataKlas
Aplicatiile DataKlas sunt
special dezvoltate pentru organizatiile care actioneaza intr-un mediu economic
in evolutie, adaptabil schimbarilor.
Prin intermediul solutiilor DataKlas
Wholesale si DataKlas Financial este posibila urmarirea
evidentei contabile complete, in sistemele - Standard romanesc de contabilitate
(RAS) si Standard International de Raportare Financiara (IFRS), precum si asigurarea
acoperirii nationale prin suport pe depozite multiple.
Solutiile software oferite de HTSS au
reprezentat optiunea nr.1 a companiei Sun Wave Pharma, aducand urmatoarele
functionalitati:
- Organizarea eficienta prin definirea angajatilor si incadrarea
acestora pe categorii:
– gestionari, agenti de livrare
– agenti de vanzare, operatori de vanzari, operatori logistici (culegatori,
verificatori), operatori de incasari, casieri - Definirea ierarhiei de vanzari: MSR (PSR) – ASM – BUD
- Facilitarea operatiunilor financiare prin functia de definire a
bancilor, conturilor bancare configurate la nivel de partener, definirea de
valute cu gestionarea cursurilor valutare, inclusiv preluarea automata a
cursului de pe site-ul BNR
- Eficientizarea organizarii teritoriale prin definirea de
tari / judete / orase / zone nationale si zone comerciale cu incadrarea punctelor de
lucru ale partenerilor la nivel de zona comerciala
- Gestionarea claselor vamale (setarea procentelor de taxe vamale, a
comisionului vamal) si a codurilor vamale aferente
- Modul de configurare a importului de date pe baza de fisier Excel
- Facilitarea gestiunii prin definirea structurii de ambalare la nivel
de produs, pe tip de material / ambalaj: hartie / plastic / metal etc., precum si
definirea de atribute specifice
- Gestionarea partenerilor
- Posibilitatea de vizualizare a stocului din alte depozite, prin
acordarea drepturilor de facturare cross docking pentru situatiile in care
operatorii de vanzari constata ca pentru anumite produse nu exista stoc in
depozitul local, de care apartin, si decid sa factureze marfa clientului
dintr-un alt depozit
- Operarea eficienta a sistemului contabil prin incadrarea utilizatorilor
ca account manageri financiari si alocarea unei liste de clienti, astfel incat
acestia sa poata gestiona stingerea facturilor aflate in sold prin alocarea pe
documentele de incasare
- Securitate sporita datorita trasabilitatii operatorului si a momentului
de operare pentru ultima modificare efectuata in sistem
- Implementarea unui mecanism de audit pe oricare dintre tabelele din
baza de date
- Trasabilitate sporita prin definirea de tipuri de zone de depozitare
(Receptie, Vandabila, Carantina, Deteriorata, Expirata), definirea de zone de
depozitare, definirea de statii si definirea de locatii la nivel de zona de
depozitare si la nivel de statie
- Desfasurarea optima si intr-un mod organizat prin setarea orarului
de functionare si a orarului de generare forecast
- Minimizarea erorilor din depozit prin vizibilitate exacta a stocului
in toate locatiile si etapele sale de tranzit, permitand identificarea
produsului si a cantitatilor existente aflate in stoc, indiferent de stadiul de
operare al acestuia (in Receptie, in zona de Picking, in zona de Rezerva, in
zona de Carantina, pe ordine de mutare dintr-o locatie in alta etc.)
- Sistemul ofera vizibilitatea stocului din alte depozite aflate in
reteaua proprie, contribuind astfel la reducerea timpilor si a cheltuielilor de
stocare prin optiunea de facturare cross-docking
- Asigura acuratetea stocului fizic, fara oprirea activitatii
depozitului
- Eficientizarea managementului fortei de munca, permitand managerului
de depozit evaluarea activitatii individuale a fiecarui lucrator din
depozit prin: numarul de comenzi, numarul de linii culese, media numarului de
linii receptionate / colectate, cantitatea colectata pe diverse intervale de timp
(minute/ora/zi/luna), neconformitatile in procesele de Receptie, Putaway,
Picking si Livrare
- Modul de call center
- Scaderea riscului de erori datorita modulului financiar care permite
gestionarea documentelor de incasare (bilete la ordin, CEC, ordine de plata,
incasari prin chitante fiscale, document de tip discount) si a documentelor de
plata (plati prin credit note, prin ordine de plata, documente de tip retur
furnizor), precum si alocarea acestora pe facturi de vanzare, respectiv pe
facturi de intrare, asigurand in acest fel evidentierea tuturor facturilor
neincasate sau scadente si neincasate, evidentierea tuturor facturilor de
intrare neplatite
- Centralizarea tuturor operatiunile de incasare, plata, stornare
facandu-se la nivel de Head Office datorita modulului financiar, ceea ce
permite si gestionarea limitelor de credit centralizat
„Implementarea suitei de
aplicatii DataKlas ne permite sa eficientizam activitatea fortei de vanzari
prin identificarea produsului si a cantitatilor existente in stoc, indiferent
de stadiul de operare al acestuia, monitorizarea numarului de comenzi
procesate, a numarului de linii care au fost culese si a numarului de linii
receptionate. Importanta este reducerea timpilor si a cheltuielilor de stocare
prin definirea, gestionarea si trasabilitatea tuturor operatiunilor din
depozit, beneficii oferite de aceasta aplicatie. Pe scurt, am devenit mai
eficienti.”, a declarat Dl.
Gabriel Baculescu – Supply Chain Manager, Sun
Wave Pharma
Beneficii
- Vizibilitate
asupra stocului in toate locatiile si etapele de tranzit
- Identificarea produsului si a cantitatilor existente pe stoc,
indiferent de stadiul de operare al acestuia
- Monitorizarea numarului de comenzi procesate, a numarului de linii
care au fost culese, a numarului de linii receptionate, cantitatea
colectata pe diverse intervale de timp (minute/ora/zi/luna), neconformitatile
in procesele de Receptie, Putaway, Picking si Livrare
- Monitorizarea gradului de incarcare al operatorilor la nivel de
culoare, timpi necesari pentru culegerea marfii de pe ordinele de culegere
aflate in asteptare, timpi necesari pentru finalizarea ordinelor aflate deja in
procesul de culegere / colectare
- Optimizarea proceselor din depozit prin folosirea codurilor de bare
- Confirmarea tranzactiilor si comunicarea operatiunilor interne prin
scanarea codurilor de bare
- Operarea fiselor de receptie prin scanarea codurilor de bare
- Scanarea ordinelor de ridicare in momentul intrarii in culegere,
scanarea la nivel de statie si scanarea de catre verificator
- Posibilitatea receptiei marfii in depozitele regionale
- Suporta operatiuni de mutare automata a marfii in cadrul
depozitului, in functie de starea marfii versus locatia curenta
- Suporta integrarea cu benzi automate de tip PEEM si semiautomate
- Integrarea cu servicii de curierat (FAN Courier) – transmiterea
informatiilor despre colete, generare si printare AWB
- Monitorizarea numarului de comenzi procesate, a numarului de linii
care au fost culese, a numarului de linii receptionate. Gruparea mai multor
comenzi intr-un “wave / batch” si lansarea acestora in culegere, in functie de
programul zilnic al curselor de transport
- Vizibilitatea asupra comenzilor clientilor (numar de comenzi,
volume, numar de linii de procesat, numar de unitati), corelata cu utilizarea
modulului de management al rutelor de livrare (organizarea livrarilor pe rute)
si cu activitatile de INBOUND (receptie, depozitare), OUTBOUND (picking,
ambalare, livrare)
- Planificarea si alocarea resurselor umane part-time sau full-time in
functie de nivelul de incarcare zilnic / saptamanal al depozitului
- Reducerea timpilor si a cheltuielilor de stocare prin realizarea
operatiunilor de cross-docking
